I toppen af listen er helt klart Office 365, det lyder som et simpelt projekt. Vi skal have en ny Office pakke og så skal mail op i skyen. Er det en lille Office 365 installation i en simpel virksomhed er det let nok at konvertere og implementere, men vokser løsningen bare en lille bitte smule så stiger mængden af arbejde og kompleksiteten eksponentielt.
Her er nogle af de udfordringer som vi tit ser at vores kunder ikke medregner i projektet:
-
Manglende scope af løsningen.
- Klar plan for hvad der implementeres hvornår, Office 365 er en hel suite af programmer hvor der individuelt skal tages stilling til behov og benefit. F.eks. er OneDrive en del af det skal det vurderes om lovgivning for personoplysninger overholdes, er backup tilstrækkelig mm. Medtages ting som SharePoint er det sikkert et helt projekt for sig selv.
- Sikre at naming conventions er på plads for de dele der rulles ud, og lukke ned for resten, så man ikke senere står og vil implementere grupper, sites med mere og så har brugerne allerede lavet et virvar af grupper og sites. Det er også nu at E-mail adresser skal standardiseres.
- Backup af data, bare fordi data er i skyen betyder det ikke at man ikke selv har et ansvar for backup.
-
Robusthed i infrastrukturen og kommunikationslinjer.
- Data som transmitteres over internetlinjer vokser og klumper sig sammen. Med den traditionelle on-site server modtages mails på alle tider af døgnet og load bliver derfor spredt mere ud, med Office 365 kan være peak load når alle møder på arbejde og åbner deres computere og alt skal hentes på samme tid.
- Hvis løsningen omfatter flere lokationer, eller en stor løsning kan det være en fordel at lave et ”rigtigt” (Federated) Active Directory i Azure, og måske også en multi-site forbindelse til de enkelte lokationer. Her ser vi tit at firewalls ikke lever op til de krav som Azure stiller.
-
Konvertering og den fremtidige løsning.
- Er det nødvendigt at have en hybrid løsning for øget robusthed og sikring af systemer hvis noget er offline.
- Hvordan skal den nuværende løsning og den fremtidige løsning sameksistere og hvor længe.
- Vi skal sikre at brugerne kan kommunikere sammen og åbne dokumenter på tværs af organisationen, det nytter for eksempel ikke noget at adresselister ikke vedligeholdes/synkroniseres både i nyt og gammelt system
-
De små ting der vokser sig store og bliver til rigtige problemer.
- Kompatibilitet med tidligere versioner, har I dokumenter der er vigtige for den daglige drift så skal kompatibilitet testes så makroer mm. fungere. Blandt andet links til andre dokumenter kan tit volde problemer.
- Har i systemer hvor der eksporters til Office dokumenter F.eks. et BI system med en ”eksporter til Excel knap” skal dette også testes.
- Hvis printere har en scan til mail funktion skal det sikres den overholder TLS mm. for at kunne kommunikere med Office 365, ellers skal der laves en workaround.
- Få styr på certifikater og vær sikker på at de også kan bruges der hvor de er tiltænkt.
- Er Active Directory opdateret til nyeste function level og ellers velfungerende.
- Brugere og help desk personale skal uddannes så de kan blive ved med at arbejde effektivt.
Dette er bare et lille udsnit af de udfordringer som der skal tages stilling til når overvejelserne går i retning af Office 365. Det er et af de projekter der tit undervurderes, og derfor bliver løsningen også derefter. Gøres det rigtigt er det til gengæld en af de ting som kan løfte virksomheden op, og åbne en masse døre for fremtiden.